Dem Verwalter bzw. dem Verwalter-Sekretär obliegt es:
e) Gegebenfalls als Sekretär der Eigentümerversammlung zu handeln und die Verwaltungspapiere der Eigentümergemeinschaft zur Verfügung der Eigentümer zu verwahren.

d) Der Verwalter (8)

Auch wenn der Gesetztext die Pflicht des Verwalters als Sekretär zu handeln, nur als Möglichkeit, mittels der Benutzung des Wortes „gegebenenfalls“, erwähnt, wird in der Regel das Amt des Sekretärs vom Verwalter ausgeübt.
Nur wenn die Statuten die Ernennung eines Sekretärs vorsehen, der nicht der Verwalter sein soll, oder wenn die Eigentümerversammlung ausdrücklich diese Entscheidung trifft, tritt diese Sonderregelung in Kraft. Für den Fall, dass die Statuten keine Regelung in dem genannten Sinne beinhalten oder von der Eigentümerversammlung kein ausdrücklicher Beschluss vorliegt, muss der Verwalter auch das Amt des Sekretärs ausüben.
Der Verwalter ist auch verpflichtet die Verwaltungspapiere der Eigentümergemeinschaft zur Verfügung der Eigentümer zu verwahren. Unter Verwaltungspapiere der Eigentümergemeinschaft versteht man jegliche private oder öffentliche Unterlagen und Dokumenten, mit denen der Verwalter in der Ausübung seiner Tätigkeit in Kontakt gekommen ist.

Wenn der Verwalter auch als Sekretär handelt, dann muss er zusätzlich die Aufgaben des Sekretärs erfüllen. Die Aufgaben des Sekretärs sind in der Ausgabe vom Monat März 2005 erschienen, so dass ich hier nur einige Pflichten wiederhole und zwar nur die Aufgaben, die mit der Aufbewahrung von Unterlagen zu tun haben, wie zum Beispiel die Verwahrung von Protokollbüchern, über  die  im  Artikel 19.4 des Wohnungseigentumsgesetzes gesprochen wird.
Als Aufgaben des Verwalter-Sekretärs der Eigentümergemeinschaft kann man unter Anderen, die in der Ausgabe vom Monat März 2005 erscheinen sind, folgende Pflichten nennen, die im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Unterlagen stehen:

• Verwahrung von den Protokollbüchern der Eigentümerversammlung.
  
• Erhaltung  der Einberufungen, Mitteilungen, Vollmachten und andere wichtige Unterlagen der Versammlungen während fünf Jahren.
  
• Fassung der Protokolle der Eigentümerversammlung und deren Eintragung in das Protokollbuch.

Dem Verwalter-Sekretär obliegen auch alle anderen Aufgaben des Sekretärs, für die er, wie im Artikel von Mai 2005 geschrieben, haftet.

Dr. Frühbeck
Abogados y Economistas
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